HVA BØR EN GOD AVTALE INNEHOLDE?

Behovet for en skriftlig avtale

Mange bedrifter leverer en rekke varer eller tjenester til kunder hver eneste måned, hele året. Noen bedrifter forholder seg stort sett til muntlige avtaler, eller enkle tilbud uten særlige detaljer utover pris.

Vi i ELV Advokatfirma anbefaler at dere inngår en skriftlig avtale med kundene deres. Men hva bør en slik avtale inneholde?

Punkter i avtalen

1. Partene i avtalen

Avtale bør inneholde fullstendig navn på partene, med organisasjonsnummer og kontaktinformasjon for både bedriften og kunden.

Tips! Vær presis og bruk offisielle opplysninger.

2. Beskrivelse av oppdraget

Skriv en konkret og detaljert beskrivelse av hva som skal utføres, inkludert eventuelle tegninger, spesifikasjoner eller referanser til tilbud. Hvis beskrivelsene blir for vage eller generelle, kan det gi kunden grunnlag for å kreve mer enn forutsatt.

Tips! Bruk et tydelig og enkelt språk. Vær så konkret som mulig.

3. Pris og betalingsbetingelser

Det er flere ulike punkter som bør beskrives for å gi kunden et riktig bilde av prisen og betingelsene for betaling. Uklarheter rundt hvordan oppdraget prises, kan føre til uenighet og betalingsmislighold.

Vi anbefaler at følgende punkter er presisert i avtalen:

• Fastpris, timepris eller annen prismodell, samt hva som er inkludert/ikke inkludert (materialer, kjøring/frakt, merverdiavgift).

• Betalingsfrister, faktureringsrutiner og eventuelle tilleggsarbeider. Hva er rutiner for bestilling? Hvordan skal tilleggsarbeider prises?

Tips! Legg opp til jevnlig fakturering, der det er mulig. Treg fakturering gir dårligere oversikt for kunden, og økt risiko for konflikt.

4. Tidsplan

Avtalen bør beskrive start- og sluttidspunkt, eventuelle milepæler og hva som skjer ved forsinkelser. Dersom tidslinjen ikke er tydelig, risikerer dere at kunden har feil forventning til fremdrift.

Tips! Angi realistiske frister. Ta forbehold i fremdriftsplanen, for forhold utenfor firmaets kontroll.

5. Forutsetninger og kundens plikter

Som oftest er det noen forhold som må være i orden, før bedriften kan levere varen eller utføre tjenesten som er bestilt. Bedriften er typisk avhengig av en viss medvirkning fra kunden.

Beskriv i avtalen hva kunden må sørge for før arbeidet kan starte (adgang til lokaler, strøm, rydding, nødvendige tillatelser). Dårlig beskrivelse på dette punktet kan gi forsinkelser eller ekstraarbeid, som bedriften risikerer å måtte dekke.

Tips! Få frem at slike forhold kan gi rett til tilleggsbetaling eller utsettelse.

6. Ansvarsbegrensning

Avtalen bør inneholde en ansvarsbegrensning. Presiser hva firmaet har ansvar for, og hva som faller utenfor (f.eks. skjulte feil i eksisterende anlegg, følgeskader, force majeure).

Tips! Inkluder ansvarsbegrensning for indirekte tap og force majeure-klausul.

7. Reklamasjon og garanti

Gi kunden informasjon om hvilke frister som gjelder for reklamasjon, og hvordan feil/mangler skal meldes. Dersom bedriften tilbyr en garanti til sine kunder, så må vilkårene for denne beskrives godt.

Tips! Vanlig reklamasjonsrett etter loven og garanti blandes ofte sammen. Garanti er noe som kan tilbys frivillig fra bedriftens side. En garanti er ment å gi noe mer enn det kunden har krav på etter loven. Derfor er det ekstra viktig at begrepene brukes riktig og at vilkårene for en eventuell garanti fremgår tydelig.

8. Endringer og tillegg

Avtalen må beskrive rutiner for bestilling og bekreftelse av endrings- og tilleggsarbeider, inkludert pris og tidskonsekvenser. Formålet er å avverge uenighet om hva som er inkludert i den opprinnelige avtalen, og hva som har kommet i tillegg.

Tips! Krev skriftlig bekreftelse på alle endringer.

9. Avbestilling og heving

Avtalen bør gjøre det tydelig for kunden, hva som kreves for å avbestille kjøpet/tjenesten. Få frem hvilke frister som gjelder og hvilke kostnader en avbestilling gir for kunden.

I samme avsnitt kan nevnes at kunden har rett til å heve avtalen ved vesentlig mislighold.

Avbestilling: Avbryte et kjøp før varen eller tjenesten er levert.

Heving: Opphevelse av avtale ved vesentlig mislighold.

Tips! Inkluder avbestillingsgebyr og rett til å fakturere for utført arbeid.

10. Tvisteløsning

Det kan være lurt å ha med en presisering om at partene skal forsøke å løse uenigheter «i minnelighet», det vil si utenom rettsvesenet. Det gir partene en viss forpliktelse til å gå i dialog ved en konflikt. En slik formulering gir uansett et positivt signal til kunder om hvordan bedrifter ønsker å håndtere uenighet med kundene sine.

ELV Advokatfirma hjelper gjerne med utarbeidelse av avtaler/maler. ELV bistår jevnlig bedrifter i den daglige driften, og i rettsprosesser.